Inspecciones «in situ» : solución de lavado de dinero y aplicación de medidas antiterroristas.
En julio de 2017 se aprobó la resolución JD-REG-001-17, que es relativa a la supervisión y regulación de personas no financieras. En esta resolución se establecen los procedimientos para las inspecciones in situ, revisando los procedimientos y documentación para el cumplimiento correspondiente de la Ley 23 (2015).
Transfondo Objetivo.
Como se explicó en un post anterior, la Ley 23 estableció la Intendencia y reguló los tipos de negocios y profesionales supervisados por la Intendencia. Esto incluyó compañías en las Zonas Francas y Panamá Pacífico. Asimismo, incluía promotores inmobiliarios, corredores de bienes raíces, abogados y contadores. En particular, la Ley 23 adopta medidas para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El artículo 13 de la Ley encarga a la Intendencia la supervisión y regulación de «personas no financieras».
El Articulo 13 del Decreto Ejecutivo 361 (2015), adoptado conforme a la Ley 23 (2015), establece que como parte de la supervisión, la Intendencia realizará inspecciones in situ de estas personas no financieras. También proporciona inspecciones fuera de sitio, donde simplemente hay entrega de documentación e informes a la oficina de la Intendencia. La intendencia requiere el acceso a información relevante y pertinente para medir la efectividad de los controles puestos en marcha. Esto en particular es muy importante en los modelos de negocio que tienen mayor riesgo, para asegurar el cumplimiento del mismo. Con esto en presente en mente, la Intendencia estableció en JD-REG-001-17 las pautas para solicitar información o documentos como parte de las inspecciones.
Inspecciones in situ
Para realizar una inspección, ya sea en el sitio o fuera del sitio, la Intendencia debe notificar por escrito. El plazo para la inspección, el alcance y la documentación o información solicitada se requieren en la carta. También debe indicar el formato que se utilizará (si procede).
La persona o entidad bajo inspección debe entregar la información o documentación en las fechas requeridas, en el formato solicitado. Los originales, las copias, el formato electrónico o cualquier otro medio de entrega deben permitir a la intendencia obtener una visión clara y real de la situación de las transacciones que se supervisan. La intendencia puede solicitar que los documentos sean traducidos al español.
Cumplimiento tardío e incompleto
Se considerará que no se ha cumplido con el requerimiento que se proporciona con el retraso en absoluto. Si la información o la solicitud de documentación es incompleta, ilegible o en un formato diferente al solicitado, también pueden aplicarse sanciones.
Costes de inspección
En este momento, no tenemos idea de cuál será el costo real de las inspecciones, aunque se entiende que la Intendencia (similar al Superintendente Bancario) cobra a las entidades bajo supervisión para hacer inspecciones in situ. Se les cobra por la mano de obra necesaria para estar en sus oficinas por el tiempo que pasan allí. Otros costos indirectos son el espacio, Internet y conexiones telefónicas que deben proporcionarse, y el personal que necesita ser asignado para asistir y proveer la documentación interna que está siendo inspeccionada y revisada.
Nuestra firma puede ayudar con manuales de cumplimiento, preparación de políticas y procedimientos y preparación para tales inspecciones.