Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

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Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

Limpiando después de los Papeles de Panamá

¿Cómo podría Panamá, después del fiasco de los Papeles de Panamá, limpiar su acto con facilidad y con el golpe de una pluma?

Una forma de deshacerse de las compañías de estanterías, los clientes que no cumplen y los atrasados ​​es

Desde mi punto de vista, eliminar a todas estas empresas toma ademas, una serie de problemas. En primer lugar, estas empresas tenían al menos 3 años de atraso. En segundo lugar, el cliente no está en contacto con el agente registrado. Esto significa que el agente registrado no ha actualizado la debida diligencia del cliente. En tercer lugar, en 2015 se abolieron las acciones al portador. Las compañías solo tenían acciones nominativas, a menos que se tomaran medidas por parte del agente registrado. Con toda probabilidad, esto no se hizo. En cuarto lugar, la compañía probablemente no tenga registros financieros. Finalmente, las compañías de estanterías prácticamente no se completan, a menos que el proveedor las haya actualizado. Es de esperar que todos estos cambios hagan que Panamá sea un lugar mejor para incorporar y ejecutar negocios legítimamente.

Si cree que su empresa podría haber sido impactada por error, y posee activos (bienes inmuebles o una cuenta bancaria), debe reactivar su empresa. Para asistencia legal con Panama Corporation, no dude en ponerse en contacto con nuestra oficina.

Atrasos

Las corporaciones que fueron destruidas por el Departamento de Impuestos deben $ 30 millones más en honorarios del gobierno. Estas son renovaciones anuales no pagadas. No solo no se pagó el gobierno, lo más probable es que no se pagara el agente registrado en Panamá. Dudo que se pague a los directores. Antes de la modificación del Artículo 318-A del Código Fiscal en 2016, las compañías no se disolvieron automáticamente hasta 10 años después de que dejaron de pagar las tarifas anuales de renovación. Eso fue 10 años que la empresa continuó existiendo sin estar en contacto con nadie en Panamá.

Desafortunadamente, aun así, el Departamento de Impuestos careció de eficiencia al notificar al Registro Público sobre dichos atrasos y al publicar los avisos de disolución. En mis más de 20 años en Panamá, solo he visto esta lista de anuncios de 10 años publicada una vez. En virtud de la enmienda de 2016, después de 3 años, el Departamento de Impuestos notifica al Registro Público que ponga a estas empresas como “eliminadas”, que no pueden llevar a cabo ningún negocio, y dos años más tarde, si no son reinstaladas, automáticamente pasan a liquidación involuntaria y disolución Y así, en 2017, unas 40,000 empresas más son eliminadas. En 2019, a menos que se reactiven, estas compañías se “disuelven” automáticamente. Por lo tanto, los bancos de todo el mundo están exigiendo, muchos anualmente, un Certificado de buena reputación para las empresas.

Agentes Registrados

Muchos agentes registrados darán un suspiro de alivio con esta lista de 40,000 compañías que son eliminadas. Esas son 40,000 compañías que los agentes registrados de Panamá ya no tienen que preocuparse con respecto a la Ley 2 (2011) y la Ley 23 (2015), siempre que tuvieran su KYC en el lugar en el momento de la incorporación, o al menos hasta 2013 o 2014. Después de Panama Papers, ¡es hora de una limpieza masiva! Algunas empresas lo hacen voluntariamente, pero el costo económico es oneroso.

La Ley 2 (2011) ofrece al agente registrado la opción de renunciar a todas las empresas en las que han perdido contacto con el cliente y no pueden actualizar la debida diligencia. Esto requiere la preparación de escrituras públicas (costos notariales) y la presentación en el registro público (también costo). Todo, alrededor de $ 100.00 por corporación. Si tiene 10 compañías, eso es $ 1,000.00; para 100 empresas que $ 10,000.00. Y eso es 40,000 compañías de las cuales los Agentes Registrados no tendrán que renunciar.

Desde febrero de 2016, todos los Agentes Registrados en Panamá debían contar con la documentación KYC vigente para todas las empresas activas bajo su administración, independientemente de la fecha de incorporación. Además, los agentes registrados pagan los costos del espacio físico (almacenamiento u oficinas) para todos estos archivos, además de ser administrativamente responsables de las compañías según la Ley 2 (2011) y la Ley 23 (2015). La activación automática y luego la disolución liberarán este espacio y el costo para los agentes registrados.

Acciones al portador: 31 de diciembre de 2015

El 31 de diciembre de 2015, mediante la Ley 47 (2013) las compañías que no habían sido elegidas expresamente para poner sus acciones bajo custodia, tenían sus Artículos de Incorporación modificados para prohibir el uso de acciones al portador. Si una empresa, el 31 de diciembre, tenía acciones al portador, estas acciones se cancelaron automáticamente. Para las empresas que estaban activas y adecuadamente gestionadas, eso significaba que antes (o el) 31 de diciembre, aprobaron una resolución corporativa para intercambiar las acciones al portador por acciones nominativas. Las empresas que no cumplieron quedaron sin accionistas. Las acciones al portador fueron canceladas, pero no reemplazadas. Hacer frente a estas compañías, y disolverlas en dos años, es una buena manera de limpiar aquellas compañías que no cumplen con los requisitos estipulados y las reglamentaciones impuestas.

Registros contables

A partir del 1 de enero de 2017, todas las empresas en Panamá deben mantener registros contables. Estos registros no necesitan ser archivados. Las declaraciones de impuestos no son obligatorias. Pero el agente registrado debe recibir de todas las empresas activas una confirmación por escrito de dónde y cómo se mantienen dichos registros contables. Obviamente, para aquellas compañías que no están actualizadas y en contacto con el agente registrado, esta información no está registrada.

Compañías de estanterías

Una sociedad anónima o una sociedad anonima antigua es una corporación que no ha tenido actividad. Se incorporó, con un consejo de administración (nominados) designado, y se fue sin actividad: se puso el “estante” proverbial. Uno de los problemas con estas compañías es que no tienen accionistas ni beneficiarios: están esperando a ser comprados. Luego, cuando se venden, las acciones se emiten – “apropiadamente anticuadas”. Podrán emitirse poderes “debidamente fechados”. Los contratos pueden ser firmados con “fechas apropiadas”.

El problema no es que una de las compañías tenga ocho años y se nombra un nuevo consejo de administración, y las acciones se emiten con la fecha actual. El problema con la compañía de plataforma es que las transacciones pueden ser retroactivas para reflejar haber tenido lugar en el momento de la incorporación, aunque en ese momento, el cliente ni siquiera era el propietario de la compañía. Por supuesto, los Papeles de Panamá se enfocaron principalmente en las “compañías fantasmas”, en lugar de las compañías de estanterías. Las compañías de Shelf son aquellas que en realidad no se comerciaban, pero solo conchas usadas por el cliente para esconder un activo o una transacción.

Esto no significa que todas las compañías de estanterías hayan sido borradas con este cambio: si el proveedor que tenía la corporación de estantería estuviera actualizado en todas las tarifas del gobierno, la empresa seguirá existiendo. Pero en términos de cumplimiento, es difícil encontrar una forma legítima de que la empresa pueda existir y cumplir. Las acciones de una nueva compañía deben emitirse dentro de los 30 días de su incorporación. ¿Quién es el accionista? Y si se requiere que el agente registrado mantenga todos los registros relativos a la propiedad beneficiaria de la compañía desde su incorporación, no hay margen de maniobra para emitir acciones a otra persona a partir de la fecha de constitución.

Inspecciones “in situ” : solución de lavado de dinero y aplicación de medidas antiterroristas.

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Inspecciones “in situ” : solución de lavado de dinero y aplicación de medidas antiterroristas.

Inspecciones “in situ” : solución de lavado de dinero y aplicación de medidas antiterroristas.

En julio de 2017 se aprobó la resolución JD-REG-001-17, que es relativa a la supervisión y regulación de personas no financieras. En esta resolución se establecen los procedimientos para las inspecciones in situ, revisando los procedimientos y documentación para el cumplimiento correspondiente de la Ley 23 (2015).

 

Transfondo Objetivo.

Como se explicó en un post anterior, la Ley 23 estableció la Intendencia y reguló los tipos de negocios y profesionales supervisados ​​por la Intendencia. Esto incluyó compañías en las Zonas Francas y Panamá Pacífico. Asimismo, incluía promotores inmobiliarios, corredores de bienes raíces, abogados y contadores. En particular, la Ley 23 adopta medidas para prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. El artículo 13 de la Ley encarga a la Intendencia la supervisión y regulación de “personas no financieras”.

El Articulo 13 del Decreto Ejecutivo 361 (2015), adoptado conforme a la Ley 23 (2015), establece que como parte de la supervisión, la Intendencia realizará inspecciones in situ de estas personas no financieras. También proporciona inspecciones fuera de sitio, donde simplemente hay entrega de documentación e informes a la oficina de la Intendencia. La intendencia requiere el acceso a información relevante y pertinente para medir la efectividad de los controles puestos en marcha. Esto en particular es muy importante en los modelos de negocio que tienen mayor riesgo, para asegurar el cumplimiento del mismo. Con esto en presente en mente, la Intendencia estableció en JD-REG-001-17 las pautas para solicitar información o documentos como parte de las inspecciones.

 

Inspecciones in situ

Para realizar una inspección, ya sea en el sitio o fuera del sitio, la Intendencia debe notificar por escrito. El plazo para la inspección, el alcance y la documentación o información solicitada se requieren en la carta. También debe indicar el formato que se utilizará (si procede).

La persona o entidad bajo inspección debe entregar la información o documentación en las fechas requeridas, en el formato solicitado. Los originales, las copias, el formato electrónico o cualquier otro medio de entrega deben permitir a la intendencia obtener una visión clara y real de la situación de las transacciones que se supervisan. La intendencia puede solicitar que los documentos sean traducidos al español.

Cumplimiento tardío e incompleto

Se considerará que no se ha cumplido con el requerimiento que se proporciona con el retraso en absoluto. Si la información o la solicitud de documentación es incompleta, ilegible o en un formato diferente al solicitado, también pueden aplicarse sanciones.

Costes de inspección

En este momento, no tenemos idea de cuál será el costo real de las inspecciones, aunque se entiende que la Intendencia (similar al Superintendente Bancario) cobra a las entidades bajo supervisión para hacer inspecciones in situ. Se les cobra por la mano de obra necesaria para estar en sus oficinas por el tiempo que pasan allí. Otros costos indirectos son el espacio, Internet y conexiones telefónicas que deben proporcionarse, y el personal que necesita ser asignado para asistir y proveer la documentación interna que está siendo inspeccionada y revisada.

Nuestra firma puede ayudar con manuales de cumplimiento, preparación de políticas y procedimientos y preparación para tales inspecciones.

Cuenta Bancaria Corporativa en Panamá

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Cuenta Bancaria Corporativa en Panamá

Apertura de cuentas bancarias corporativas en Panamá.

La semana pasada, nuestro puesto se ocupó de abrir cuentas bancarias personales en Panamá. Esta semana, vamos a ver cómo abrir una cuenta bancaria corporativa. Es importante señalar que hay una diferencia entre las empresas que operan localmente y las empresas offshore, especialmente en el sector bancario. Algunos bancos en Panamá sólo abrirán cuentas para corporaciones con una “aviso de operación” – licencia comercial. Es decir, una empresa que opera localmente y está sujeta a impuestos locales. Por otro lado, algunos bancos sólo abrirán cuentas para empresas offshore. Ya no es fácil encontrar bancos que están trabajando con negocios en tierra y en alta mar.

Entre los temas que los bancos consideran son:

  1. Cumplimiento de FATCA
  2. Costo de conocer a su cliente y su debida diligencia.
  3. Perfil de la cuenta – ¿el banco hará mooney?
  4. ¿Es este tipo de negocio esta dentro de la línea de negocio normal del banco?
  5. ¿Cuánto dinero pasará a través de la cuenta versus cuánto dinero permanecerá en la cuenta?

Requisitos: abrir una cuenta bancaria corporativa

Muchos de los requisitos para una cuenta bancaria corporativa son similares a los solicitados para la cuenta bancaria personal. Pero en el caso de una cuenta corporativa, el banco querrá toda la documentación que lo devuelva al interés mayoritario o al beneficiario final.

Mantenlo simple:

Imagine, por un momento, la siguiente estructura:

UBO, corporate structure, ultimate beneficial owner, know your client, asset protection, shareholder, directors, officers, account signatory, beneficial owner, beneficiary, controlling interest, controlling person, decision makers

Si bien esto puede parecer realmente “bastante” desde la perspectiva de la protección de activos o planificación de bienes, es una pesadilla para el oficial de cumplimiento en el banco. Suponiendo que usted está abriendo una cuenta para la corporación de Panamá bajo la compañía de la explotación, el banco necesita recibir la documentación para:

  1. Su corporación panameña – cada uno de los tres directores, los firmantes de la cuenta y las copias de los documentos corporativos;
  2. El registro de acciones que muestra quiénes son “propietarios” de la empresa – una sociedad de cartera. Ahora necesitan los documentos corporativos para el holding, con la debida diligencia y conocen los detalles de sus clientes para cada uno de los directores, accionistas y funcionarios de esta compañía.
  3. El accionista del holding: una fundación. Necesitan los documentos de incorporación de la fundación, los detalles de cada miembro del Consejo de Fundación, el Protector y posiblemente incluso el fundador. Y todavía no han llegado de vuelta al último propietario beneficioso.
  4. El banco en última instancia quiere saber:
  5. ¿quién tiene el interés mayoritario?
  6. ¿cuál persona está llamando a los disparos?
  7. ¿Quién es el que toma las decisiones?
  8. En conclusión, para el banco: simple es siempre mejor. Se pueden tener en cuenta sus necesidades de protección patrimonial o de planificación patrimonial, pero debe ser capaz de explicar fácilmente la estructura al representante de servicios al cliente del banco.En una estructura corporativa con múltiples accionistas, tendrá que proporcionar conocer los detalles de su cliente para cualquier accionista o controlante que tenga más del 10%. Además, si el accionista o la sociedad de cartera es una entidad que cotiza en bolsa, espere proporcionar una prueba de ello. Asegúrese de tener la autorización adecuada para establecer la filial (resoluciones) y las personas autorizadas en la cuenta.

    Requisitos básicos de apertura de cuenta:

    Por lo tanto, ignorando la complicada estructura descrita anteriormente, ¿qué requiere el banco?

    1. Formularios de apertura de cuentas corporativas (el banco suministrará). Puede haber unas 6-10 páginas que deben ser completadas.
    2. Copias de los documentos de constitución: estatutos, resoluciones.
    3. Copia del registro de acciones
    4. Extracto del registro público – conocido por muchos como un Certificado de buena reputación
    5. Plan de negocios – los bancos están buscando algo que muestre lo que la empresa va a hacer. ¿Quiénes serán los proveedores de la empresa? Del mismo modo, ¿qué clientes tendrá la empresa?
    6. Si la empresa existe desde hace más de un año: estados financieros y / o registros contables.
    7. Fuente de fondos para el depósito inicial y las proyecciones comerciales (normalmente proporcionados en los formularios de apertura de cuenta reales)
    8. Documentación (como la proporcionada para la cuenta personal) para cada persona asociada con la corporación:
    9. directores
    10. firmas autorizadas de la cuenta
    11. accionistas / beneficiarios reales / intereses de control
    12. Formas FATCA – W8Ben, W8Ben-E, W9 – dependiendo de la situación

    Los documentos variarán dependiendo del banco que elija para abrir la cuenta bancaria corporativa, pero la lista anterior y los indicados en la página de la cuenta bancaria personal son bastante completos de lo que normalmente se espera.

    Factores a considerar:

    Una vez más, al elegir el banco hay una serie de factores que usted debe considerar:

    1. Idioma (s):
    2. en el banco – sus representantes de servicio al cliente
    3. en el centro de llamadas – ¿hay un número especial para el inglés?
    4. ¿Qué pasa con su sistema en línea?
    5. Plataforma de banca en línea
    6. ¿Es fácil de usar?
    7. ¿Tiene un buen sistema de seguridad?
    8. ¿Necesita una aplicación en su teléfono móvil, un token o cómo se generan los códigos de acceso?
    9. ¿Cuáles son los requerimientos mínimos de depósito / saldo mínimo del banco?
    10. ¿Cuáles son sus requisitos de flujo de efectivo?

    Nuestra oficina estará encantada de ayudarle con sus necesidades de cuentas bancarias corporativas en Panamá. También podemos ofrecer opciones bancarias en otras jurisdicciones. En algunos casos, los bancos en otras jurisdicciones son más fáciles de trabajar y ofrecen una gama más amplia de monedas y oportunidades. Beth Grey tiene experiencia en empresas comerciales locales e internacionales, especialmente en aspectos relacionados con el cumplimiento tributario y la presentación de informes. Betsy Moran tiene experiencia con problemas de cumplimiento, especialmente las pautas AML. Joan Villanueva puede ayudar con cualquier investigación de reubicación que usted pueda tener. No dude en ponerse en contacto con nosotros para obtener más información sobre sus necesidades empresariales o corporativas.

     

Registros Contables en 2017 en Panamá

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Registros Contables en 2017 en Panamá

El año pasado Panamá tuvo muchos cambios en el sector financieros.  El escándalo de Panama Papers trajo mayor presión de la OCDE sobre cumplimiento e intercambio de información.  Meses después, ocurrió la intervención del Grupo WISA, después de acusaciones de lavado de dinero a través de sus operaciones en Panamá y Colombia.  Toda esta presión ha llevado a la introducción de medidas cómo llevar registros contables para las sociedades conocidas como “offshore”.

A partir del primero de enero de 2017, toda sociedad anónima o fundación de interés privado debe tener registros contables. Deberán notificar al agente residente del domicilio donde estarán estos registros.

Registros Contables para sociedades offshore y fundaciones

Las nuevas reglas introducidas por la ley 52 (2016) para sociedades offshore y fundaciones, requiere registros contables aunque las transacciones no se lleven a cabo o perfeccionen en el territorio de Panamá.

Quién?

  1. Sociedades offshore – no importa si tienen o no cuentas bancarias o bienes.  Si la sociedad está activa, debe mantener registros contables.
  2. Fundaciones de Interés Privado – no importa que bienes tenga la fundación
  3. Sociedades “holding” – aunque el único propósito de la sociedad sea tenedora de las acciones de otras sociedades, igual debe llevar registros contables

Qué?

En la Ley 52 se describe los registros contables como “datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio”  En el Código de Comercio, encontramos que estos registros contables deberán ser el “Diario” y el “mayor”, como también la documentación que lo sustenta. Esta documentación sería las facturas, los comprobantes de cheques, los estados de cuenta bancaria y reconciliaciones, los contratos de compra o venta y otra documentación.  Toda esta información deberá formar parte del Balance de la sociedad o fundación.

Cómo?

La ley no especifica cómo se debe mantener estos registros contables, pero el Código de Comercio indica que puede ser manual (en libros) o digital.  En este segundo caso, cabe notar que Excel no es una forma digital aceptable, por lo que generalmente se utiliza el programa Sage/PeachTree o algun programa especializado creado en Panamá para estos propósitos.  Lo importante es que estos registros deben estar siempre al día, lo cual significa que siempre en 60 días después del cierre de un mes.

Dónde?

Panamá no requiere que los registros contables sean llevados en Panamá.  No es necesario contratar un contador o firma panameña para llevar estos libros.  Sin embargo, si se debe informar al Agente Residente de la sociedad de que persona es responsable por estos registros contables y dónde estarán llevados físicamente.  Cualquier cambio (de persona o dirección) deberá ser informada al Agente Residente igual .

¿Por cúanto tiempo?

Se deben conservar estos registros contables por lo menos 5 años después de cerrado el periodo fiscal o el cierre de la sociedad.

¿Gray & Co. qué le pide a sus clientes?

Todo cliente debe completar y regresar una declaración sobre registros contables que incluye la siguiente información:

  1. ¿quién será la persona responsable de los registros contables?
  2. ¿Dónde se estarán guardando físicamente estos registros contables?
  3. ¿Cómo serán llevados estos registros contables?

Responsabilidades del Agente Residente:

El agente residente de la sociedad tiene las siguientes responsabilidades:

  1. Mantener la confirmación de dónde estarán los registros contables de cada sociedad.
  2. En el evento de cualquier solicitud legal por estos registros contables, responder con la información dentro de 15 días
  3. Si el cliente no cumple con hacerlos llegar en 15 días, renunciar

Otros libros y registros

Sociedades panameñas también deben mantener los siguientes libros:

  1. Libro de actas – todas las actas y resoluciones de la Junta Directiva y los Accionistas, deben estar en orden cronológico y deberán estar firmados en original.  El Secretario de la sociedad deberá tener estos documentos.
  2. Registro de Accionistas – es el registro de demuestra quienes son los accionistas actualmente y deberá incluir los siguientes datos:
    1. la cantidad de acciones emitidas
    2. el número del certifiado de acciones
    3. la fecha de emisión
    4. el pago realizado por las acciones
    5. el nombre y la dirección del accionista

Acciones al Portador

La única forma que una sociedad pueda todavía tener acciones al portador es si están en custodia (desde 31 de diciembre de 2015).  Para mayor información:   “El custodio de acciones emitidas al portador“. Si tienes aún acciones al portador y no se realizó el cambio, hay que comunicarse con el agente residente para poner esto en orden.

Para mayor información sobre estos requisitos y cómo Gray & Co. puede servirles, favor de comunicarse con nosotros.