En la segunda parte de este artículo, yo presentaré los requisitos técnicos para mantener las acciones en custodio, incluyendo la documentación que el Custodio Autorizado deberá solicitar, y lo que el cliente deberá suministrar para poder tener las acciones bajo custodio.
Este artículo brevemente mencionará los requisitos de un Custodio Autorizado, especialmente si un custodio extranjero quiere ser autorizado, además de rapidamente ver sus responsabilidades. Este también especificará los detalles de la declaración que el dueño beneficiario (se llamará el ¨último dueño beneficiario» o «UBO») deberá firmar para el Custodio Autorizado y otra documentación, y lo que un UBO deberá hacer en el evento de vender las acciones de la compañía a otra persona, o para lo que requiere para su planificación de patrimonio.
Custodio Autorizado
Como mencionamos en nuestro último artículo sobre el Custodio de Acciones al Portador, un custodio local autorizado puede ser:
- Bancos con licencia general
- Compañías Fiduciarias
- Casas de valores
- Bolsas de valores
- Abogados o firmas de abogados registrados con la 4a Cámara de la Corte Suprema
También es posible para custodios extranjeros ser autorizados para mantener las acciones al portador en custodio. Los requisitos para bancos extranjeros, compañías de fideicomisos o intermediarios financieros son:
- deben ser de una jurisdicción de un miembro de FATF, o
- deben ser de una jurisdicción de un miembro asociado con el FATF; y
- deben estar registrados ante la Superintendencia de Panamá, quienes deben tener un registro especial de compañías extranjeras.
Los requisitos mínimos para un custodio extranjero son:
- Detalles generales de registro de sociedad – fecha de registro, detalles legales y detalles del contacto
- Certificación de licencias que mantiene (de servicios de banca, fideicomiso o financieros), la cual deberá ser traducida al español
- Nombramiento de un agente de notificación panamaeño
- Declaración que confirma que
- Tiene los requisitos de Conozca su Cliente que cumplan con los estándares requeridos por la Ley 2 (2011)
- Que le suministrará al agente residente de la compañía detalles completas sobre el dueño beneficiario de las certificados de acciones que mantiene bajo custodio..
La Superintendencia Bancaria de Panamá tiene plena autoridad para regular estos requisitos, lo cual han hecho bajo Acuerdo No. 4 (2015), el cual fue publicado en Junio 2015 en la Gaceta. Para más información, por favor referirse a su página: Custodios Autorizados de Acciones al Portador. Hasta ahora, no se han registrado custodios extranjeros.
Las Responsabilidades de Custodios Autorizados
El custodio autorizado tiene las siguientes responsabilidades:
- mantener toda la documentación relacionada con este servicio en su sede en Panamá (o en el caso de custodios extranjeros, en su dirección registrada)
- tener custodio físico de los certificados de acciones en su sede en Panama (o en el caso de custodios extranjeros, en su dirección registrada)
- mantener todos los anteriores bajo estricta confidencialidad, tal como lo requiere Ley 47 (2013)
- brindar esta información cuando así lo requiere las autoridades competentes de Panamá (lo cual no se considerará una violación de la estricta confidencialidad requerida como se describe arriba, ni una violación de la confidencialidad o del derecho a la privacidad)
- emitir una certificación sobre el dueño de las acciones cuando así lo requiere una orden judicial, el dueño beneficiario de las acciones o el tenedor del gravamen (en el evento que exista un gravamen sobre las acciones)
En el caso de un custodio extranjero, hay un requisito adicional que ellos deberán hacer uno del siguiente:
- depositar un bono de $25,000 o
- brindar al agente residente de cada compañía de la cual mantiene acciones con una notificación de su designación como custodio autorizado, además del nombre completo y detalles sobre el(los) dueño(s) de las acciones que se mantienen bajo su custodio (lo cual no se considerará una violación de la estricta confidencialidad requerida arriba ni una violación de la confidencialidad ni del derecho a la privacidad).
Si ellos depositan un bono, el custodio extranjero solamente tiene la obligación de suministrar al agente residente con la notificación que ellos son el custodio designado de las acciones, y que entonces solo están obligados a brindar la información sobre el último dueño beneficiario cuando así lo solicita una autoridad competente de Panamá.
Declaración del Dueño Beneficario
Los Artículos 8 y 9 de la ley especifican diferente información y declaraciones para las compañías registradas antes de que la ley se hizo vigente, y para las compañías registradas (permitiendo que acciones al portador se mantengan bajo custodio desde el 4 de agosto del 2015):
Artículo 8: companies incorporated before August 4, 2015: At the moment of handing the bearer share certificate into custody, the following information should be provided by Affidavit:
- Details of the owner(s) – UBO:
- complete name
- nationality (or jurisdiction, in the case of another legal entity)
- cédula (national ID card), passport or registration number (in the case of another legal entity)
- phone number and email address (or fax number)
- Registered agent details:
- complete name
- physical address
- phone number and email address (or fax number)
The owner of the bearer shares will in all cases be deemed to be the person that appears in this sworn affidavit. (Please note that the Authorised Custodian may request additional information. These are merely the minimum requirements).
Article 9: companies incorporated after August 4, 2015: At the moment of handing the bearer share certificate into custody, the following information should be provided by Affidavit:
- Details of the owner(s) – UBO:
- complete name
- nationality (or jurisdiction, in the case of another legal entity)
- cédula (national ID card), passport or registration number (in the case of another legal entity)
- address
- phone number and email address (or fax number)
- Registered agent details:
- complete name
- physical address
- phone number and email address (or fax number)
The owner of the bearer shares will in all cases be deemed to be the person that appears in this sworn affidavit.
Transfer of the Shares
One significant change in the handling of bearer shares, now that they will be in custody, is that the transfer of ownership no longer happens by the simple delivery of the share certificate to another person. Previously, to transfer bearer shares, you simply handed the share certificate to another person (no contracts or documentation required), and they were the new owner. But since the UBO will no longer have the share certificate in their power, the minimum requirement will be that the custodian must be formally notified in writing of the transfer, and the new owner must deliver to the authorised custodian the affidavit required for the beneficial owner. We would recommend to clients that they consider documenting the transfer with a contract or donation document, depending on the case.
Estate planning considerations
Likewise, for the transfer of the shares in the case of the death of the ultimate beneficial owner, it will no longer be as simple as giving the future beneficiary the location or access to the key of the safety deposit box or telling them «the share certificates are under my bed». The UBO will need to provide the Authorised Custodian instructions in writing (we have not yet seen any regulations regarding this part, but for now would recommend to the client a notarised letter of wishes) instructions regarding how the shares are to be transferred in the event of their death. These instructions take prevalence over any hereditary rights or rules in the UBO’s country of residence, according to article 13 of Law 47 (2013).
It should be noted that this transfer does not give the heirs any rights during the lifetime of the UBO, but only upon the death of the UBO, for which the heir(s) must present the death certificate (but no court order is required).
Any specific questions regarding these clauses should be addressed to a lawyer for advice.