2017 Orden Ejecutiva # 62: Organizaciones sin fines de lucro.

by

30 de marzo de 2017 – Orden Ejecutiva # 62

Reglas para organizaciones sin fines de lucro: asociaciones y fundaciones. 

Esta Orden fue emitida por el Ministerio de Gobierno (“MinGob”), que regula las Organizaciones Sin Fines de Lucro, tales como asociaciones y fundaciones.

Ejemplos de estas organizaciones sin ánimo de lucro son:

  • Asociaciones
  • Fundaciones privadas sin ánimo de lucro
  • Iglesias
  • Iglesias religiosas, congregaciones o comunidades
  • Federaciones u otras entidades que no estén vinculadas a cooperativas, deportes, agricultura u otros tipos que tengan legislación especial.

En términos sencillos, esta Orden Ejecutiva establece los requisitos básicos para el registro de una organización sin ánimo de lucro con MinGob, quien se encarga de otorgar “status legal”, que posteriormente se publica y se da a conocer a través del Registro Público de Panamá. A diferencia de las empresas, que reciben su estatus legal simplemente a través de la presentación en el Registro Público, en el caso de las entidades sin fines de lucro, es MinGob que les otorga la legitimidad.

  • Es fácil presentar los documentos a MinGob, pero necesitará los servicios de un abogado. Los requisitos básicos son:
  • Poder y solicitud del abogado
  • Estatutos, constitución del Consejo de Administración y aprobación de los Estatutos Sociales, firmados por el Presidente y el Secretario
  • Lista de los miembros del Consejo de Administración (al menos 3 miembros) – personas físicas o jurídicas. Si se incluye a una persona jurídica, esta entidad debe aprobar (accionistas o partes interesadas) la participación en el Consejo de Administración.
  • Los Estatutos, que deberán ser debidamente firmados por el Presidente y el Secretario
  • Dos conjuntos completos de copias de todo el conjunto de documentos.

La entidad no debe tener beneficiarios privados y no puede en modo alguno repartir los ingresos o las donaciones recibidas a los miembros, miembros del consejo o fundadores. Sin embargo, puede contratar personal.

Estatutos de organizaciones sin fines de lucro.

  • Nombre – en español o con una traducción al español
  • Dirección registrada en Panamá (los cambios deben ser notificados)
  • Área geográfica en la que operará
  • Objetivos detallados – es filantrópico, de unión u otra naturaleza
  • Capital inicial o donaciones a la entidad y acciones de recaudación de dinero
  • ¿Requerirá cuotas? En caso afirmativo, ¿quién establece las cuotas?
  • Cómo ser miembro, cómo se mantienen los derechos humanos y otros derechos constitucionales básicos
  • Perdiendo membresía
  • Derechos y deberes de los miembros
  • Órganos rectores: Asamblea General, Junta Directiva
  • ¿Quién es el representante legal?
  • ¿Cambiar los estatutos?
  • ¿Cómo se registrarán las cuentas? Manera en la cual registrará los fondos recibidos y gastados?
  • ¿Pueden establecerse sucursales o capítulos? ¿Cómo se puede hacer esto?
  • ¿Cuál es el proceso para disolver y liquidar? ¿Cómo se utilizarán los fondos para la disolución?

Si hay algún error en los documentos entregados, tiene 60 días para corregirlos (una vez notificado), de lo contrario la solicitud será denegada.

Miembros de la Junta

Los miembros de la Junta deben ser residentes de Panamá: personas naturales o jurídicas, panameñas o inmigrantes. El personal de la Embajada, diplomáticos y otros enviados de entidades estatales o internacionales, también pueden ser miembros. Los organismos mundiales sin ánimo de lucro también pueden ayudar a establecer organismos locales sin ánimo de lucro y nombrar a los miembros residentes del consejo, tales como:

  • Las cámaras de Comercio
  • Filantropía
  • Cultura
  • Religión
  • Educación
  • Ciencia
  • Art
  • Deporte

 

Otros asuntos

Orden # 62 en relación con organizaciones sin fines de lucro también abarca otros asuntos como:

 

  • Revisión e Inquisiciones
  • Archivos
  • Uso de fondos – prudencia y propósito
  • Cambios en los Estatutos
  • Montaje de ramas de cuerpos extraños
  • Disolución y liquidación
  • Supervisión, seguimiento y revisión

Para obtener más información sobre la creación de una organización sin fines de lucro, póngase en contacto con Betsy Moran. Ella ayudará con el proceso de registro, y el seguimiento para obtener todos los permisos, incluyendo el estatus de exención de impuestos.

Notas a pie de página: Read More

Registros Contables en 2017 en Panamá

by
Registros Contables en 2017 en Panamá

El año pasado Panamá tuvo muchos cambios en el sector financieros.  El escándalo de Panama Papers trajo mayor presión de la OCDE sobre cumplimiento e intercambio de información.  Meses después, ocurrió la intervención del Grupo WISA, después de acusaciones de lavado de dinero a través de sus operaciones en Panamá y Colombia.  Toda esta presión ha llevado a la introducción de medidas cómo llevar registros contables para las sociedades conocidas como “offshore”.

A partir del primero de enero de 2017, toda sociedad anónima o fundación de interés privado debe tener registros contables. Deberán notificar al agente residente del domicilio donde estarán estos registros.

Registros Contables para sociedades offshore y fundaciones

Las nuevas reglas introducidas por la ley 52 (2016) para sociedades offshore y fundaciones, requiere registros contables aunque las transacciones no se lleven a cabo o perfeccionen en el territorio de Panamá.

Quién?

  1. Sociedades offshore – no importa si tienen o no cuentas bancarias o bienes.  Si la sociedad está activa, debe mantener registros contables.
  2. Fundaciones de Interés Privado – no importa que bienes tenga la fundación
  3. Sociedades “holding” – aunque el único propósito de la sociedad sea tenedora de las acciones de otras sociedades, igual debe llevar registros contables

Qué?

En la Ley 52 se describe los registros contables como “datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio”  En el Código de Comercio, encontramos que estos registros contables deberán ser el “Diario” y el “mayor”, como también la documentación que lo sustenta. Esta documentación sería las facturas, los comprobantes de cheques, los estados de cuenta bancaria y reconciliaciones, los contratos de compra o venta y otra documentación.  Toda esta información deberá formar parte del Balance de la sociedad o fundación.

Cómo?

La ley no especifica cómo se debe mantener estos registros contables, pero el Código de Comercio indica que puede ser manual (en libros) o digital.  En este segundo caso, cabe notar que Excel no es una forma digital aceptable, por lo que generalmente se utiliza el programa Sage/PeachTree o algun programa especializado creado en Panamá para estos propósitos.  Lo importante es que estos registros deben estar siempre al día, lo cual significa que siempre en 60 días después del cierre de un mes.

Dónde?

Panamá no requiere que los registros contables sean llevados en Panamá.  No es necesario contratar un contador o firma panameña para llevar estos libros.  Sin embargo, si se debe informar al Agente Residente de la sociedad de que persona es responsable por estos registros contables y dónde estarán llevados físicamente.  Cualquier cambio (de persona o dirección) deberá ser informada al Agente Residente igual .

¿Por cúanto tiempo?

Se deben conservar estos registros contables por lo menos 5 años después de cerrado el periodo fiscal o el cierre de la sociedad.

¿Gray & Co. qué le pide a sus clientes?

Todo cliente debe completar y regresar una declaración sobre registros contables que incluye la siguiente información:

  1. ¿quién será la persona responsable de los registros contables?
  2. ¿Dónde se estarán guardando físicamente estos registros contables?
  3. ¿Cómo serán llevados estos registros contables?

Responsabilidades del Agente Residente:

El agente residente de la sociedad tiene las siguientes responsabilidades:

  1. Mantener la confirmación de dónde estarán los registros contables de cada sociedad.
  2. En el evento de cualquier solicitud legal por estos registros contables, responder con la información dentro de 15 días
  3. Si el cliente no cumple con hacerlos llegar en 15 días, renunciar

Otros libros y registros

Sociedades panameñas también deben mantener los siguientes libros:

  1. Libro de actas – todas las actas y resoluciones de la Junta Directiva y los Accionistas, deben estar en orden cronológico y deberán estar firmados en original.  El Secretario de la sociedad deberá tener estos documentos.
  2. Registro de Accionistas – es el registro de demuestra quienes son los accionistas actualmente y deberá incluir los siguientes datos:
    1. la cantidad de acciones emitidas
    2. el número del certifiado de acciones
    3. la fecha de emisión
    4. el pago realizado por las acciones
    5. el nombre y la dirección del accionista

Acciones al Portador

La única forma que una sociedad pueda todavía tener acciones al portador es si están en custodia (desde 31 de diciembre de 2015).  Para mayor información:   “El custodio de acciones emitidas al portador“. Si tienes aún acciones al portador y no se realizó el cambio, hay que comunicarse con el agente residente para poner esto en orden.

Para mayor información sobre estos requisitos y cómo Gray & Co. puede servirles, favor de comunicarse con nosotros.