Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

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Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

Empresas de estanterías, atrasos, agentes registrados y cumplimiento

Limpiando después de los Papeles de Panamá

¿Cómo podría Panamá, después del fiasco de los Papeles de Panamá, limpiar su acto con facilidad y con el golpe de una pluma?

Una forma de deshacerse de las compañías de estanterías, los clientes que no cumplen y los atrasados ​​es

Desde mi punto de vista, eliminar a todas estas empresas toma ademas, una serie de problemas. En primer lugar, estas empresas tenían al menos 3 años de atraso. En segundo lugar, el cliente no está en contacto con el agente registrado. Esto significa que el agente registrado no ha actualizado la debida diligencia del cliente. En tercer lugar, en 2015 se abolieron las acciones al portador. Las compañías solo tenían acciones nominativas, a menos que se tomaran medidas por parte del agente registrado. Con toda probabilidad, esto no se hizo. En cuarto lugar, la compañía probablemente no tenga registros financieros. Finalmente, las compañías de estanterías prácticamente no se completan, a menos que el proveedor las haya actualizado. Es de esperar que todos estos cambios hagan que Panamá sea un lugar mejor para incorporar y ejecutar negocios legítimamente.

Si cree que su empresa podría haber sido impactada por error, y posee activos (bienes inmuebles o una cuenta bancaria), debe reactivar su empresa. Para asistencia legal con Panama Corporation, no dude en ponerse en contacto con nuestra oficina.

Atrasos

Las corporaciones que fueron destruidas por el Departamento de Impuestos deben $ 30 millones más en honorarios del gobierno. Estas son renovaciones anuales no pagadas. No solo no se pagó el gobierno, lo más probable es que no se pagara el agente registrado en Panamá. Dudo que se pague a los directores. Antes de la modificación del Artículo 318-A del Código Fiscal en 2016, las compañías no se disolvieron automáticamente hasta 10 años después de que dejaron de pagar las tarifas anuales de renovación. Eso fue 10 años que la empresa continuó existiendo sin estar en contacto con nadie en Panamá.

Desafortunadamente, aun así, el Departamento de Impuestos careció de eficiencia al notificar al Registro Público sobre dichos atrasos y al publicar los avisos de disolución. En mis más de 20 años en Panamá, solo he visto esta lista de anuncios de 10 años publicada una vez. En virtud de la enmienda de 2016, después de 3 años, el Departamento de Impuestos notifica al Registro Público que ponga a estas empresas como “eliminadas”, que no pueden llevar a cabo ningún negocio, y dos años más tarde, si no son reinstaladas, automáticamente pasan a liquidación involuntaria y disolución Y así, en 2017, unas 40,000 empresas más son eliminadas. En 2019, a menos que se reactiven, estas compañías se “disuelven” automáticamente. Por lo tanto, los bancos de todo el mundo están exigiendo, muchos anualmente, un Certificado de buena reputación para las empresas.

Agentes Registrados

Muchos agentes registrados darán un suspiro de alivio con esta lista de 40,000 compañías que son eliminadas. Esas son 40,000 compañías que los agentes registrados de Panamá ya no tienen que preocuparse con respecto a la Ley 2 (2011) y la Ley 23 (2015), siempre que tuvieran su KYC en el lugar en el momento de la incorporación, o al menos hasta 2013 o 2014. Después de Panama Papers, ¡es hora de una limpieza masiva! Algunas empresas lo hacen voluntariamente, pero el costo económico es oneroso.

La Ley 2 (2011) ofrece al agente registrado la opción de renunciar a todas las empresas en las que han perdido contacto con el cliente y no pueden actualizar la debida diligencia. Esto requiere la preparación de escrituras públicas (costos notariales) y la presentación en el registro público (también costo). Todo, alrededor de $ 100.00 por corporación. Si tiene 10 compañías, eso es $ 1,000.00; para 100 empresas que $ 10,000.00. Y eso es 40,000 compañías de las cuales los Agentes Registrados no tendrán que renunciar.

Desde febrero de 2016, todos los Agentes Registrados en Panamá debían contar con la documentación KYC vigente para todas las empresas activas bajo su administración, independientemente de la fecha de incorporación. Además, los agentes registrados pagan los costos del espacio físico (almacenamiento u oficinas) para todos estos archivos, además de ser administrativamente responsables de las compañías según la Ley 2 (2011) y la Ley 23 (2015). La activación automática y luego la disolución liberarán este espacio y el costo para los agentes registrados.

Acciones al portador: 31 de diciembre de 2015

El 31 de diciembre de 2015, mediante la Ley 47 (2013) las compañías que no habían sido elegidas expresamente para poner sus acciones bajo custodia, tenían sus Artículos de Incorporación modificados para prohibir el uso de acciones al portador. Si una empresa, el 31 de diciembre, tenía acciones al portador, estas acciones se cancelaron automáticamente. Para las empresas que estaban activas y adecuadamente gestionadas, eso significaba que antes (o el) 31 de diciembre, aprobaron una resolución corporativa para intercambiar las acciones al portador por acciones nominativas. Las empresas que no cumplieron quedaron sin accionistas. Las acciones al portador fueron canceladas, pero no reemplazadas. Hacer frente a estas compañías, y disolverlas en dos años, es una buena manera de limpiar aquellas compañías que no cumplen con los requisitos estipulados y las reglamentaciones impuestas.

Registros contables

A partir del 1 de enero de 2017, todas las empresas en Panamá deben mantener registros contables. Estos registros no necesitan ser archivados. Las declaraciones de impuestos no son obligatorias. Pero el agente registrado debe recibir de todas las empresas activas una confirmación por escrito de dónde y cómo se mantienen dichos registros contables. Obviamente, para aquellas compañías que no están actualizadas y en contacto con el agente registrado, esta información no está registrada.

Compañías de estanterías

Una sociedad anónima o una sociedad anonima antigua es una corporación que no ha tenido actividad. Se incorporó, con un consejo de administración (nominados) designado, y se fue sin actividad: se puso el “estante” proverbial. Uno de los problemas con estas compañías es que no tienen accionistas ni beneficiarios: están esperando a ser comprados. Luego, cuando se venden, las acciones se emiten – “apropiadamente anticuadas”. Podrán emitirse poderes “debidamente fechados”. Los contratos pueden ser firmados con “fechas apropiadas”.

El problema no es que una de las compañías tenga ocho años y se nombra un nuevo consejo de administración, y las acciones se emiten con la fecha actual. El problema con la compañía de plataforma es que las transacciones pueden ser retroactivas para reflejar haber tenido lugar en el momento de la incorporación, aunque en ese momento, el cliente ni siquiera era el propietario de la compañía. Por supuesto, los Papeles de Panamá se enfocaron principalmente en las “compañías fantasmas”, en lugar de las compañías de estanterías. Las compañías de Shelf son aquellas que en realidad no se comerciaban, pero solo conchas usadas por el cliente para esconder un activo o una transacción.

Esto no significa que todas las compañías de estanterías hayan sido borradas con este cambio: si el proveedor que tenía la corporación de estantería estuviera actualizado en todas las tarifas del gobierno, la empresa seguirá existiendo. Pero en términos de cumplimiento, es difícil encontrar una forma legítima de que la empresa pueda existir y cumplir. Las acciones de una nueva compañía deben emitirse dentro de los 30 días de su incorporación. ¿Quién es el accionista? Y si se requiere que el agente registrado mantenga todos los registros relativos a la propiedad beneficiaria de la compañía desde su incorporación, no hay margen de maniobra para emitir acciones a otra persona a partir de la fecha de constitución.

Registros Contables en 2017 en Panamá

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Registros Contables en 2017 en Panamá

El año pasado Panamá tuvo muchos cambios en el sector financieros.  El escándalo de Panama Papers trajo mayor presión de la OCDE sobre cumplimiento e intercambio de información.  Meses después, ocurrió la intervención del Grupo WISA, después de acusaciones de lavado de dinero a través de sus operaciones en Panamá y Colombia.  Toda esta presión ha llevado a la introducción de medidas cómo llevar registros contables para las sociedades conocidas como “offshore”.

A partir del primero de enero de 2017, toda sociedad anónima o fundación de interés privado debe tener registros contables. Deberán notificar al agente residente del domicilio donde estarán estos registros.

Registros Contables para sociedades offshore y fundaciones

Las nuevas reglas introducidas por la ley 52 (2016) para sociedades offshore y fundaciones, requiere registros contables aunque las transacciones no se lleven a cabo o perfeccionen en el territorio de Panamá.

Quién?

  1. Sociedades offshore – no importa si tienen o no cuentas bancarias o bienes.  Si la sociedad está activa, debe mantener registros contables.
  2. Fundaciones de Interés Privado – no importa que bienes tenga la fundación
  3. Sociedades “holding” – aunque el único propósito de la sociedad sea tenedora de las acciones de otras sociedades, igual debe llevar registros contables

Qué?

En la Ley 52 se describe los registros contables como “datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio”  En el Código de Comercio, encontramos que estos registros contables deberán ser el “Diario” y el “mayor”, como también la documentación que lo sustenta. Esta documentación sería las facturas, los comprobantes de cheques, los estados de cuenta bancaria y reconciliaciones, los contratos de compra o venta y otra documentación.  Toda esta información deberá formar parte del Balance de la sociedad o fundación.

Cómo?

La ley no especifica cómo se debe mantener estos registros contables, pero el Código de Comercio indica que puede ser manual (en libros) o digital.  En este segundo caso, cabe notar que Excel no es una forma digital aceptable, por lo que generalmente se utiliza el programa Sage/PeachTree o algun programa especializado creado en Panamá para estos propósitos.  Lo importante es que estos registros deben estar siempre al día, lo cual significa que siempre en 60 días después del cierre de un mes.

Dónde?

Panamá no requiere que los registros contables sean llevados en Panamá.  No es necesario contratar un contador o firma panameña para llevar estos libros.  Sin embargo, si se debe informar al Agente Residente de la sociedad de que persona es responsable por estos registros contables y dónde estarán llevados físicamente.  Cualquier cambio (de persona o dirección) deberá ser informada al Agente Residente igual .

¿Por cúanto tiempo?

Se deben conservar estos registros contables por lo menos 5 años después de cerrado el periodo fiscal o el cierre de la sociedad.

¿Gray & Co. qué le pide a sus clientes?

Todo cliente debe completar y regresar una declaración sobre registros contables que incluye la siguiente información:

  1. ¿quién será la persona responsable de los registros contables?
  2. ¿Dónde se estarán guardando físicamente estos registros contables?
  3. ¿Cómo serán llevados estos registros contables?

Responsabilidades del Agente Residente:

El agente residente de la sociedad tiene las siguientes responsabilidades:

  1. Mantener la confirmación de dónde estarán los registros contables de cada sociedad.
  2. En el evento de cualquier solicitud legal por estos registros contables, responder con la información dentro de 15 días
  3. Si el cliente no cumple con hacerlos llegar en 15 días, renunciar

Otros libros y registros

Sociedades panameñas también deben mantener los siguientes libros:

  1. Libro de actas – todas las actas y resoluciones de la Junta Directiva y los Accionistas, deben estar en orden cronológico y deberán estar firmados en original.  El Secretario de la sociedad deberá tener estos documentos.
  2. Registro de Accionistas – es el registro de demuestra quienes son los accionistas actualmente y deberá incluir los siguientes datos:
    1. la cantidad de acciones emitidas
    2. el número del certifiado de acciones
    3. la fecha de emisión
    4. el pago realizado por las acciones
    5. el nombre y la dirección del accionista

Acciones al Portador

La única forma que una sociedad pueda todavía tener acciones al portador es si están en custodia (desde 31 de diciembre de 2015).  Para mayor información:   “El custodio de acciones emitidas al portador“. Si tienes aún acciones al portador y no se realizó el cambio, hay que comunicarse con el agente residente para poner esto en orden.

Para mayor información sobre estos requisitos y cómo Gray & Co. puede servirles, favor de comunicarse con nosotros.

El custodio de acciones emitidas al portador

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beth-graySe referían a Panamá como un país donde podías tener acciones al portador, y habían pocas regulaciones, o ninguna, que fueran importantes.  Cambios adoptados a nivel internacional han impactado a Panamá, y Panamá se ha comprometido seriamente a transparencia y combatir actividades ilegales que se benefician de estructuras corporativas.  Después de un periodo de consultas amplias con expertos, practicantes y profesionales, Panamá finalmente adoptó un marco regulatorio en el 2013 (modificado en 2015) para el uso continuo y legal de acciones al portador, y se introdujo el concepto de Custodio Autorizado para mantener el custodio de acciones al portador, y de cumplir con el mínimo de información relacionado con el dueño beneficiario de esas acciones.

El propósito de guardar acciones al portador en custodio es de facilitar el acceso a información sobre accionistas de compañías que emiten acciones al portador, para casos de lavado dinero u otras actividades criminales.  Todavía se cuestiona la inmovilización en Panamá de las acciones al portador, algunos en Panamá consideran que hay un doble estándar en la OECD ya que hay en Wyoming, EE.UU., se aceptan instrumentos al portador y el Reino Unido acepta derechos al portador.

Características claves innovadoras: introducción del Custodio Autorizado y una enmienda automática en el Pacto Social.

La Ley 47 (2013) introdujo el custodio de acciones al portador, permitiendo un periodo de gracia de tres años desde la fecha que ésta fue efectiva (no estaría efectiva hasta por 2 años), lo cual permite a esas compañías que tenían acciones al portador antes de que la ley fuera efectiva de mantener esa estructura de acciones al portador hasta el 5 de agosto de 2018.  Sin embargo, en abril del 2015, este periodo de gracia se cambió para todas las compañías, y ahora sólo tienen hasta el 31 de diciembre de 2015 para decidir cómo van a manejar las acciones al portador:

  1. la compañía debe adoptar una resolución que autoriza la inmovilización de las acciones al portador, y la entrega de las acciones al portador a un custodio autorizado
  2. o sólo debe adoptar acciones registradas.

Si la compañía no adopta una resolución de la junta directiva (que se debe registrar en el Registro Público) que indica que van a mantener acciones al portador e inmovilizarlas, la ley entonces modifica el Pacto Social de la compañía para prohibir la emisión de acciones al portador y asegurar que todas las acciones solamente serán registradas.

Uno de los beneficios de la modificación de abril 2015 es que las corporaciones ya no tendrán que pagar para modificar su Pacto Social (esto era una tarea que todos los agentes residentes y el Registro Público percibían que iba ser monumental y costoso) para poder adoptar solamente Acciones Registradas.  La ley detalla que el cambio ocurrirá automáticamente, al menos que la compañía especificamente indica que tendrá acciones al portador, y que éstas serán inmovilizadas y puestas bajo el custodio de un Custodio Autorizado.

Si desea colocar las Acciones al Portador bajo el custodio de un Custodio Autorizado, tiene las siguientes opciones:

  1. Los custodios autorizados por la Superintendencia Bancaria
  2. Bancos, casas de valores y custodios que han solicitado ser custodios, y que han presentado su documentación (manuales y procedimientos) para el custodio de acciones al portador a sus Superintendencias correspondientes.
  3. Bancos y administradores extranjeros de países que son miembros del Grupo de Acción Financiera (FATF-GAFI)
  4. Abogados o bufetes de abogados que están en el registro especial de la 4a Cámara (Comercio General) de la Corte Suprema de Panamá.  Ud. podrá ver la lista de abogados y bufetes aprobados en el Sitio Web de la Corte Suprema.  Gray & Co. ya ha solicitado ser agregado a esta lista, y deberá aparecer allí pronto.  Una vez aprobados y agregados a la lista, solicitaremos una certificación de Custodio Autorizado y podremos brindarle copia si lo requiere.

Los custodios de acciones al portador estarán todavía sujetos a las reglas normales sobre la privacidad y confidencialidad que corresponde a la propiedad de estas acciones al portador, pero también podrán ser solicitados por las autoridades apropiadas que hagan la diligencia debida para revelar esa información.

Considerando la cronología:

  • Las compañías que fueron registradas antes de la vigencia de esta ley, sólo tendrán hasta el 31 de diciembre de 2015 para decidir cómo van a manejar el asunto de las acciones al portador, y de adoptar una resolución con la decisión de guardar las acciones en un Custodio, de otra manera la ley detalla que su Pacto Social es automáticamente enmendada para indicar que no se permiten las acciones al portador.  Si toma la decisión de cambiar a Acciones Registradas solamente, solo necesita coordinar con nosotros la resolución corporativa que cancela su certificado de acción al portador, y que emite un nuevo certificado de acción con acciones registradas.
  • Si desea mantener Acciones al portador, y tenerlas bajo custodio, Ud. debe contactarnos inmediatamente para coordinar la preparación de la resolución de la Junta Directiva, la cual deberá ser entregada al Registro Público, indicando que Ud. tendrá acciones al portador guardadas por un Custodio Autorizado.  Esto deberá ser finalizado antes del 31 de diciembre de 2015.
  • Gray & Co. estará registrando todas las compañías nuevas con Acciones Registradas solamente, al menos que clientes nos indiquen específicamente que quieren incluír la opción de Acciones al Portador bajo el custodio de un Custodio Autorizado.  Esto ya ha sido implementado con todas las compañías nuevas desde Abril del 2015.
  • Todas las compañías registradas desde el 4 de agosto de 2015, los cuales indican que pueden emitir acciones al portador y guardados bajo custodio, deberán enviar esas acciones al portador al custodio del Custodio dentro de los 20 días después de su registro.

Por favor contáctenos para más información sobre estructuras corporativas y la utilización de acciones al portador o registradas.