Registros de contabilidad en Panamá

Por lo tanto, desde la publicación del artículo con respecto a la necesidad de registros de contabilidad, tenemos una serie de preguntas formuladas por los clientes, por lo que pensamos que proporcionaría un “Q & A Records Accounting”:

Q&A Accounting Records, Questions regarding accounting records in Panama…¿Esto es cierto incluso para las empresas que no hacen negocios, pero sólo tienen título a una propiedad?

Sí – siempre y cuando la empresa no realiza activamente negocios sino que tiene activos de cualquier naturaleza, debería tener como mínimo un balance. Esto demostraría el valor del activo (la propiedad) y el valor del capital o de los préstamos hechos a la compañía que proporcionaron la compra de la propiedad. Adicionalmente, debe incluirse en la contabilidad los impuestos anuales sobre la propiedad que se pagan en la propiedad, o cualquier costo de mantenimiento que sea pagado por la compañía propietaria de la propiedad. Correspondientemente, usted necesitaría indicar de dónde vienen los fondos para pagar estos impuestos (capital en la compañía, préstamos, o renta de alquiler).

 

qa2… También necesitaré ser aconsejado en cuanto a apenas lo que necesito guardar los expedientes de. Mis corporaciones son únicamente para mantener bienes raíces y están dentro de mi fundación. Aparte de las corporaciones, una cuenta bancaria, la fundación no tiene otro propósito.

Para las corporaciones que tienen los bienes raíces, deberá preparar una contabilidad como la sugerida anteriormente: un balance que muestre el valor del activo (la propiedad) y el valor del capital o préstamos realizados.                                Para la Fundación que posee las corporaciones, debe preparar un balance que muestre los activos (corporaciones – con sus valores – y la cuenta bancaria). Los fondos que se mueven dentro o fuera de la cuenta bancaria también deben ser contabilizados, y usted debe adjuntar a su contabilidad los estados bancarios mensuales. Como se explicó en nuestro artículo original, no hay ningún requisito para tener una “contabilidad formal”, pero debe por lo menos tener un balance con activos, pasivos y capital.

A continuación se presentan algunos ejemplos básicos de balances de muestra:

balance sheet, Q&A accounting records

Ejemplos de registros de contabilidad

 Q&A accounting records, sample balance sheet
Ejemplo de hoja de balance. 

A medida que se hagan más preguntas, intentaremos actualizar y proporcionar respuestas a estas preguntas sobre lo que se requiere en 2017.

Registros Contables en 2017 en Panamá

by
Registros Contables en 2017 en Panamá

El año pasado Panamá tuvo muchos cambios en el sector financieros.  El escándalo de Panama Papers trajo mayor presión de la OCDE sobre cumplimiento e intercambio de información.  Meses después, ocurrió la intervención del Grupo WISA, después de acusaciones de lavado de dinero a través de sus operaciones en Panamá y Colombia.  Toda esta presión ha llevado a la introducción de medidas cómo llevar registros contables para las sociedades conocidas como “offshore”.

A partir del primero de enero de 2017, toda sociedad anónima o fundación de interés privado debe tener registros contables. Deberán notificar al agente residente del domicilio donde estarán estos registros.

Registros Contables para sociedades offshore y fundaciones

Las nuevas reglas introducidas por la ley 52 (2016) para sociedades offshore y fundaciones, requiere registros contables aunque las transacciones no se lleven a cabo o perfeccionen en el territorio de Panamá.

Quién?

  1. Sociedades offshore – no importa si tienen o no cuentas bancarias o bienes.  Si la sociedad está activa, debe mantener registros contables.
  2. Fundaciones de Interés Privado – no importa que bienes tenga la fundación
  3. Sociedades “holding” – aunque el único propósito de la sociedad sea tenedora de las acciones de otras sociedades, igual debe llevar registros contables

Qué?

En la Ley 52 se describe los registros contables como “datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de la persona jurídica, sus activos, pasivos y patrimonio”  En el Código de Comercio, encontramos que estos registros contables deberán ser el “Diario” y el “mayor”, como también la documentación que lo sustenta. Esta documentación sería las facturas, los comprobantes de cheques, los estados de cuenta bancaria y reconciliaciones, los contratos de compra o venta y otra documentación.  Toda esta información deberá formar parte del Balance de la sociedad o fundación.

Cómo?

La ley no especifica cómo se debe mantener estos registros contables, pero el Código de Comercio indica que puede ser manual (en libros) o digital.  En este segundo caso, cabe notar que Excel no es una forma digital aceptable, por lo que generalmente se utiliza el programa Sage/PeachTree o algun programa especializado creado en Panamá para estos propósitos.  Lo importante es que estos registros deben estar siempre al día, lo cual significa que siempre en 60 días después del cierre de un mes.

Dónde?

Panamá no requiere que los registros contables sean llevados en Panamá.  No es necesario contratar un contador o firma panameña para llevar estos libros.  Sin embargo, si se debe informar al Agente Residente de la sociedad de que persona es responsable por estos registros contables y dónde estarán llevados físicamente.  Cualquier cambio (de persona o dirección) deberá ser informada al Agente Residente igual .

¿Por cúanto tiempo?

Se deben conservar estos registros contables por lo menos 5 años después de cerrado el periodo fiscal o el cierre de la sociedad.

¿Gray & Co. qué le pide a sus clientes?

Todo cliente debe completar y regresar una declaración sobre registros contables que incluye la siguiente información:

  1. ¿quién será la persona responsable de los registros contables?
  2. ¿Dónde se estarán guardando físicamente estos registros contables?
  3. ¿Cómo serán llevados estos registros contables?

Responsabilidades del Agente Residente:

El agente residente de la sociedad tiene las siguientes responsabilidades:

  1. Mantener la confirmación de dónde estarán los registros contables de cada sociedad.
  2. En el evento de cualquier solicitud legal por estos registros contables, responder con la información dentro de 15 días
  3. Si el cliente no cumple con hacerlos llegar en 15 días, renunciar

Otros libros y registros

Sociedades panameñas también deben mantener los siguientes libros:

  1. Libro de actas – todas las actas y resoluciones de la Junta Directiva y los Accionistas, deben estar en orden cronológico y deberán estar firmados en original.  El Secretario de la sociedad deberá tener estos documentos.
  2. Registro de Accionistas – es el registro de demuestra quienes son los accionistas actualmente y deberá incluir los siguientes datos:
    1. la cantidad de acciones emitidas
    2. el número del certifiado de acciones
    3. la fecha de emisión
    4. el pago realizado por las acciones
    5. el nombre y la dirección del accionista

Acciones al Portador

La única forma que una sociedad pueda todavía tener acciones al portador es si están en custodia (desde 31 de diciembre de 2015).  Para mayor información:   “El custodio de acciones emitidas al portador“. Si tienes aún acciones al portador y no se realizó el cambio, hay que comunicarse con el agente residente para poner esto en orden.

Para mayor información sobre estos requisitos y cómo Gray & Co. puede servirles, favor de comunicarse con nosotros.